Cómo UB Bio controla la fabricación de suplementos con BoxHero
UB Bio fabrica suplementos de salud en Christchurch, Nueva Zelanda. Hasta hace aproximadamente un año, el equipo anotaba a mano casi cada paso de la producción. Hablamos con Daniel Jo, la persona que trasladó ese registro a la computadora, sobre el primer año con BoxHero.
Sobre UB Bio
UB Bio procesa astas de ciervo y otros alimentos saludables en Christchurch, Nueva Zelanda, desde hace unos 30 años. Fue la primera empresa en convertir las astas y la sangre de ciervo en suplementos envasados, y hoy fabrica cerca de 100 productos, entre ellos mejillón de labio verde, glucosamina, productos de abeja y vitaminas. Como exportadora y planta de envasado certificada por la NZFSA, encapsula, comprime en tabletas, extrae y liofiliza materias primas de forma interna, y ofrece un servicio OEM para distribuidores que venden productos de salud sin contar con instalaciones de producción propias.
Con tantos productos, UB Bio mantiene una larga lista de artículos en stock al mismo tiempo. Un solo suplemento puede requerir varias materias primas, además de empaques y otros insumos. Antes de BoxHero, el equipo llevaba todo ese control en papel.
Conoce a Daniel Jo
Daniel Jo trabajó gran parte de su carrera anterior como ingeniero de software en Corea del Sur. Se unió a UB Bio para trasladar los registros en papel de la empresa a un sistema que todo el equipo pudiera consultar. Daniel eligió BoxHero en parte porque funciona en los idiomas que usa su equipo. Empezó por conectar el almacén, la planta de producción y los estantes de producto terminado, que hasta entonces llevaban registros separados.
Hablamos con Daniel por videollamada desde Nueva Zelanda para conocer qué cambió. 🇳🇿
Registrar la producción con Compras y Ventas
UB Bio hace seguimiento de un lote de principio a fin con Compras y Ventas de BoxHero.
Cuando llegan las materias primas, el almacén las registra como una orden de compra en Compras, lo que las suma al stock. Cada material se coloca en un estante asignado y recibe una etiqueta impresa. Cuando empieza la producción, el almacén retira los materiales que exige la receta de un producto y los entrega a la planta. El suplemento terminado vuelve al almacén como stock nuevo.
Daniel's team... El equipo de Daniel empezó con Movimientos de Inventario (Entrada de stock y Salida de stock), y luego pasó a Compras y Ventas, una función más detallada. La primera sirve para actualizaciones internas rápidas, mientras que la segunda registra cada pedido por completo, hasta el detalle de las líneas y las cantidades.
"Al principio usábamos Entrada de stock y Salida de stock, pero ahora registramos todo a través de Compras y Ventas. En un solo registro de venta puedo ver qué materias primas salieron del almacén para fabricar un suplemento en concreto, y cuánto se usó de cada una. Si quieres registrar todo el proceso de producción con detalle, Compras y Ventas reúne todo eso en una sola pantalla."
Registrar materiales por peso fraccionado
Daniel señaló un detalle propio de la fabricación de suplementos: la cantidad exacta de materia prima que sale del estante.
Las recetas de suplementos suelen requerir materiales en cantidades como 0.1 kg o 0.05 kg. Si BoxHero solo registrara números enteros, el conteo del sistema se iría alejando poco a poco de la cantidad real en el estante, un poco más con cada tanda de producción. BoxHero registra las cantidades con decimales, de modo que el número que ve Daniel en el sistema coincide con lo que el equipo realmente retiró.
BoxHero registra el stock en cantidades fraccionadas, no solo en unidades enteras. Esto ayuda a cualquier equipo que porciona materiales por peso o volumen, como fabricantes de alimentos, cosméticos y suplementos.
Usar atributos personalizados para los registros de lote
UB Bio registra los detalles que un fabricante de suplementos debe conservar en archivo usando los Atributos Personalizados de BoxHero.
Los atributos de texto y de fecha guardan el número de lote y la fecha de caducidad, mientras que los atributos de tipo archivo guardan documentos como el Certificado de Análisis (COA) y la orden de trabajo de producción.
Como se trata de productos que la gente consume, UB Bio tiene que poder rastrear qué materia prima pasó por cada paso y en qué cantidad. Con los atributos completos, Daniel busca el número de lote de un producto terminado y accede a los pasos de producción, las cantidades de materia prima, el COA y la orden de trabajo de ese lote.
También registró la distribución del almacén de la misma manera.
"Cuando me uní, pasamos seis meses organizando el almacén y decidiendo qué materiales van en qué estante. Puse todo eso en BoxHero como atributos. Ahora busco un material y puedo ver el estante exacto y el lugar donde está guardado."
Compartir niveles de stock con socios OEM
UB Bio hace mucho trabajo OEM, así que el almacén también guarda materias primas que las empresas socias envían para sus propios productos. La cantidad que envía un socio rara vez coincide con lo que usa una tanda de producción, así que suele sobrar material. UB Bio guarda ese stock, pero le pertenece al socio, así que UB Bio tiene que informarle la cantidad restante.
Daniel resuelve esto con el Enlace de Inventario de BoxHero.
Selecciona solo los materiales que un socio determinado necesita ver, genera un enlace y se lo envía. El socio ve la cantidad actual de sus materiales en tiempo real y nada más del inventario de UB Bio. Ya no tienen que escribir un correo para pedir un conteo, y Daniel ya no tiene que armar un archivo aparte para enviarlo.
Comparte una vista en vivo de artículos seleccionados con alguien fuera de tu equipo mediante un enlace seguro. La persona que lo recibe ve las cantidades actuales sin iniciar sesión y sin acceso al resto de tu inventario.
El próximo paso de Daniel es usar la misma función dentro del edificio. Quiere dividir los enlaces de inventario por etapa de producción, para que un trabajador de planta pueda abrir una tablet o un celular y revisar solo las materias primas que usa esa etapa. Así, cualquiera puede ver si un material está por agotarse y actuar antes de que detenga una tanda, sin necesidad de acceder a todo el equipo de BoxHero.
Diseñar etiquetas para el piso del almacén
Como UB Bio porciona materiales a partir de contenedores más grandes, Daniel diseñó una Etiqueta de Código de Barras Personalizada que muestra la cantidad restante sin necesidad de escanear. Agregó un espacio en blanco en la etiqueta donde un trabajador anota cuánto usó cada vez que saca material del contenedor.
Escanear el código de barras sigue mostrando la cantidad restante, pero un trabajador puede leer el último monto registrado directamente en la etiqueta. Para un equipo que abre los mismos contenedores muchas veces al día, eso ahorra un paso.
Crear informes personalizados para planificar la producción
UB Bio usa Análisis Personalizado más que la mayoría de los clientes de BoxHero. Daniel ha creado varios informes: uno que lista todos los artículos en stock en este momento, otro que muestra las ventas mensuales de cada producto terminado, y otro que marca los productos terminados cerca de su fecha de caducidad.
Su favorito compara lo que necesita una tanda de producción planificada con el stock actual en BoxHero, y así muestra si hay suficiente disponible para fabricar la cantidad planificada antes de comprometerse con esa tanda.
"Pasé algunos días armando ese informe con el Asistente de IA. Lo configuré para que los números que necesito aparezcan directamente en BoxHero, así casi nunca tengo que descargar un archivo y editarlo de nuevo. Uso el informe cuando reviso el stock y cuando planifico una tanda de producción, así que el tiempo invertido definitivamente valió la pena."*
Pídele al Asistente de IA los datos de inventario que necesitas en lenguaje simple y obtén un informe personalizado en segundos. Guárdalo para volver a ejecutarlo, conviértelo en un gráfico o expórtalo a Excel.
Los próximos pasos de UB Bio
En su primer año con BoxHero, UB Bio conectó el ingreso de materias primas, la producción y los registros de producto terminado, de modo que un solo número de lote muestra todo el historial de un producto. Para un fabricante que todavía está dejando el papel atrás, la configuración de UB Bio es una referencia útil.
Empieza por los artículos que controlas por peso, agrega como atributos los documentos que conservas en archivo, y crea los informes que revisas con más frecuencia.
Más de 300,000 usuarios en 100 países usan BoxHero para mantener su stock organizado. ¿Quieres ver cómo lo configuran otras empresas? Lee más historias de clientes.
